EGID Rôles des parties
Le club agit comme responsable du traitement pour les données de ses membres qu’il décide de gérer dans EGID ClubOne. EGID Informatique agit comme sous-traitant lorsqu’elle traite ces données pour fournir le service.
Objet, durée et finalité
Le traitement est réalisé pendant la durée du contrat afin d’héberger, organiser, sécuriser, afficher, sauvegarder et restituer les données nécessaires aux fonctions souscrites.
Instructions documentées
EGID Informatique traite les données sur instruction documentée du club, notamment au travers des paramètres et fonctions du service. Toute instruction manifestement contraire au droit applicable pourra être signalée au club.
Confidentialité et accès
Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité et disposent uniquement des accès nécessaires à leurs missions.
Mesures de sécurité
Mesures prévues : authentification, gestion des rôles, restriction des accès administratifs, chiffrement approprié, sauvegardes, journalisation, supervision, mises à jour de sécurité et procédures de gestion d’incident.
Sous-traitants ultérieurs
Les prestataires techniques externes nécessaires à certains services seront documentés. Le club sera informé selon les modalités contractuelles des évolutions importantes affectant les sous-traitants ultérieurs.
Violations de données
EGID Informatique notifiera au club les violations de données personnelles relevant de son périmètre dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, avec les informations disponibles utiles à l’évaluation et aux obligations de notification.
Assistance
EGID Informatique assistera raisonnablement le club pour répondre aux demandes d’exercice de droits, analyses d’impact, consultations préalables et obligations de sécurité lorsqu’elles concernent les traitements réalisés par le service.
Fin du contrat
À la fin du contrat, les données sont restituées ou supprimées selon les instructions et délais contractuels, sous réserve des obligations légales de conservation. Une période de réversibilité de 30 jours est prévue.
Documentation et audit
EGID Informatique met à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations de sous-traitant et permet les audits dans des conditions proportionnées, sécurisées et compatibles avec la confidentialité des autres clients.
Transferts hors EEE
Les transferts éventuels hors Espace économique européen seront documentés et encadrés par un mécanisme juridique approprié avant leur mise en œuvre.
Documents sensibles futurs
Le futur EGID Coffre Sécurisé restera désactivé par défaut. Son activation impliquera une analyse spécifique des catégories de données, de la base juridique, de la sécurité, des durées de conservation, des accès et, lorsque pertinent, de toute exigence réglementaire supplémentaire liée au contexte d’hébergement.